第二版:2018年5月26日
第1条 本方針の目的
本方針は、スコットランド日本語補習授業校（以下「本校」）が取得・管理する個人情報に関して、EUと英国内の法令に則った合理的かつ合法的な取り扱いを定めることにより、個人情報に関連する当該個人（以下「本人」）の個人情報に関する権利を保護することを目的とする。
第2条 本人の同意
1. 本校は、以下に挙げる場合を除き、本人の同意を得た場合に限って個人情報の取得・処理（利用、保存、管理、移転、開示、訂正）を行う。
1)本人が当事者である契約を履行するため、または契約の締結前に本人の要請によって処置を講じるために必要な場合。
2)法的要件である場合。
3)本人または他者の重要な利益を保護するために必要な場合。
4)公共の利益のために特に必要がある場合。
5)学校または他者の正当な利益のために必要な場合。
2. 生徒に関する個人情報を取得・処理する場合、本校はその保護者の同意を得る(本方針において「本人」は、生徒にあってはその保護者を含む)。
3. 本人は、個人情報の取得・処理に一度同意した場合であっても、その後の事情により個別の項目または全ての事項について、同意を取り消すことができる。ただし、本校運営に必須となる個人情報の処理の同意を取り消した場合、それ以降、本人(未成年にあっては本人およびその保護者)が本校に参加できなくなる可能性がある。
第3条 個人情報の取得と利用
1. 本校は、正当な理由がある場合にのみ個人情報を取得し、利用する。
2. 本校は、個人情報をどのように利用するのかを本人に対して明らかにする。
3. 本校は、正当で公平、かつ透明性のある方法で個人情報を利用する。
第4条 個人情報の保存と管理
1. 本校は、取得した個人情報を正当な理由に基づいた特定の期間のみ保存する。
2. 本校の取得した個人情報の管理について運営委員長は下記を実施する責任を負う。
1)個人情報の管理に対して適切な技術的および組織的対策を実施する。
2)本校が取得した個人情報の正確性を保証するための合理的な措置を講じる。
3)個人情報の管理状況を定期的に確認する。
第5条 個人情報の移転(第三者への提供)
1. 本校は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなしに個人情報を第三者に提供しない。
1)法令に基づく場合。
2)人の生命または財産の保護のために特に必要があり、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3)公共の利益のために特に必要があり、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4)法的主張の立証、行使または抗弁のため。
2. 本校は、上記の場合を除き、適切な保護なしに個人情報を欧州経済圏外へ移転しない。
第6条 個人情報の開示
本校は、本人から本人に関する個人情報開示の申し出があった場合、速やかに対応する。
第7条 個人情報の訂正
本校は、本人から本人に関する個人情報訂正の申し出があった場合、速やかに対応する。
第8条 個人情報の削除
本校は、本人の同意なしに情報を処理し続ける根拠がない限り、下記の場合に、本校が保存している個人情報を削除する。既に移転している個人情報については、削除を依頼する。
1)正当な理由に基づいた個人情報の保存期間を過ぎた場合
2)書面にて本人から本人に関する個人情報削除の申し出があった場合
第9条 侵害の通知
本校は、サイバー攻撃等により本校が管理する個人情報の侵害があった場合、速やかに本人ならびに英国の個人情報保護に関する監督機関(Information Commissioner’s Office*)へ通知する。
【附属：生徒・保護者に関する個人情報の取り扱い方】
第一版:2018年3月 3日
第二版:2018年3月17日
第三版:2018年5月26日
1)本校が取得、利用、保持、共有、移転する個人情報の内容
本校では、以下の個人情報を取得、利用、保持、共有、移転します。
● 生徒の情報:氏名、性別、生年月日、住所、家庭での日本語環境、国籍(日本・英国・その他)、日本
滞在期間、英国滞在(予定)期間、日本の学校または海外の日本語補習授業校への在籍年数、健康上の留意点、その他補習校に知らせておきたい事(学習上、生活上の留意点など)
● 父母・保護者の情報：氏名、性別、自宅住所、電話番号、国籍、勤務先名、メールアドレス
● 教務に関する情報(講師が取得・利用する情報を、本校が管理する場所へ保管する)
2)個人情報を取得、利用、保持、共有、移転する目的
本校では、以下の目的で個人情報を取得、利用、保持、共有、移転します。
● 生徒の学習の支援
● 本校の運営管理
● 日本当局(外務省、文科省、海外子女財団など)及び Scotland Development International への補助金及び教科書交付の申請
次に挙げる場合を除き、本校が本人の同意を得ることなしに個人情報を取得・処理することはありません。
1)本人が当事者である契約を履行するため、または契約の締結前に本人の要請によって処置を講じるために必要な場合。
2)法的に必要な場合。
3)本人または他者の重要な利益を保護するために必要な場合。
4)公共の利益のために特に必要がある場合。
5)学校または他者の正当な利益のために必要な場合。
3)個人情報の提供
あなたが本校に提供する個人情報の大半は本校に参加するために必須です。ただし、健康上の留意点、その他補習校に知らせておきたい事(学習、生活上の留意点など)に関する情報の提供は任意です。
4)個人情報の保持
本校は、上記の目的のために、生徒及びその保護者が本校に在籍している間、その個人情報を保持します。また、退校・卒業した生徒とその保護者の個人情報(氏名、メールアドレス、住所、電話番号)
は、運営上の諸連絡が生じる可能性を鑑み、退校・卒業後1年間は保持します。ただし、個人情報の継続保持を望まれない場合は、下記のように削除を依頼できます。
5)個人情報の共有
私たちは、上記の目的に従って個人情報を以下に挙げる個人と共有する場合があります。ただし、共有する情報は、共有する個人が義務として補習校活動の一環として実施する事項に関連する内容に限られます。
● 運営委員長、委員長補佐、事務局、行事委員、図書委員、救護班、IT係、講師、理事長
6)個人情報の移転
私たちは、上記の目的に従って個人情報を以下に挙げる組織に移転する場合があります。ただし、移転する情報は匿名化され、統計資料として使用されます。
● 日本当局(文部科学省、外務省)、海外子女財団、Scotland Development International
7)個人情報の開示・訂正・削除
本校の個人情報保護に関する方針に則って、あなたは本校が保持しているあなた及びあなたのお子さまの個人情報を開示・訂正・削除すること、あるいは処理を制限することを要求できます。個人情報の開示・訂正・削除を要求する場合、下記の本校連絡先に連絡してください。
8)同意の取り消し
あなたは、個人情報の取得・処理に一度同意した場合であっても、その後の事情により個別の項目または全ての事項について、同意を取り消すことが出来ます。ただし、本校運営に必須となる個人情報の処理の同意を取り消した場合、それ以降、本人(未成年にあっては本人およびその保護者)が本校に参加できなくなる可能性があります。
9)懸念の提起
本校の生徒情報の収集または利用方法に懸念がある場合、下記の本校連絡先へお知らせください。
また、本校の個人情報の取り扱い方について英国の監督機関(Information Commissioner’s Office https://ico.org.uk/concerns/)に苦情を申し立てる権利もあります。
◆ 本校連絡先
この生徒情報の取り扱い方に関する通知についてのお問い合わせは、以下のフォームより事務局までご連絡ください。